保有個人データに関する取扱い

当社で保有している保有個人データに関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、利用の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、当社所定の請求書により、以下の手続きにて対応させていただきます。

1. 事業者の名称及び個人情報保護管理者

株式会社ソービック　個人情報保護管理者　牧野治

2. 保有個人データの利用目的

当社が、継続して保有管理する保有個人データは、以下の利用目的で取扱います。

■ お取引先様に関する情報：

連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求等のため
取引上の連絡、問合せに対応するため

■ ラウンジレンジ会員サービスに関する個人情報：

お問い合わせに対応するため
会員サービスの提供・ご案内のため

■ お問い合わせに関する個人情報：

お問い合わせ内容に関するご回答・ご連絡のため

■ 従業員情報：

雇用契約管理のため
従業員の人事労務管理のため
社会保険等各種法令に基づく事務手続きの管理情報また基礎情報として確認するため

■ 退職者の個人情報：

社会保険等の各種資格喪失者の記録管理のため
退職者との連絡、また諸手続きのため

3. 保有個人データの取り扱いに関する苦情窓口

総務課個人情報保護窓口担当
〒104-0043
東京都中央区湊1-12-10　アズ八丁堀ビルディング 6階
TEL: 03-6222-9181
FAX: 03-6222-9183
e-mail：privacy@sovic.jp

4. 所属する認定個人情報保護団体

一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）

5. 保有個人データの開示等又は第三者提供記録の請求に関する手続きについて

当社が保有するご本人の個人情報について開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）又は第三者提供記録の請求に応じます。

① 「開示等の請求」申出先

下記様式をダウンロードし、②を同封の上、「3.保有個人データの取り扱いに関する苦情窓口」まで送付ください。
保有個人データ開示等請求書

②　ご本人又は代理人であることの確認方法

【ご本人による請求の場合】

ア）以下の本人様確認書類のいずれかの写しを送付してください。
（本籍地の情報は都道府県のみとして、その他は黒塗りで収集するものとする）。
- 運転免許証
- パスポート
- その他本人確認できる公的証明書
  （写真付き住民基本台帳カード、健康保険の被保険者証、外国人登録者証の写し、住民票等）

【代理人による請求の場合】

イ）代理人による開示等の求めの場合、前記ア)に加えて、代理権が確認できる下記a）の書類の写しいずれか及び代理人自身を証明するb）の書類の写しのいずれかを必要とする。
- a）運代理人である事を証明する書類
  
  ＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人の場合＞
  - 本人の委任状
  ＜代理人が未成年者の法定代理人の場合＞
  - 戸籍謄本
  - 登記事項証明書
  - その他法定代理権の確認ができる公的書類
  ＜代理人が成年被後見人の法定代理人の場合＞
  - 後見登記等に関する登記事項証明書
  - その他法定代理権の確認ができる公的書類
- b）代理人自身を証明する書類
  （本籍地の情報は都道府県のみとして、その他は黒塗りで収集するものとする。）
  - 運転免許証
  - パスポート
  - その他本人確認できる公的証明書
    （写真付き住民基本台帳カード、健康保険の被保険者証、外国人登録者証の写し、住民票等）

③ 「開示等の請求」に対する通知方法

原則として、請求書記載のご本人様住所宛に書面にて遅滞なく通知いたします。書面以外の方法での通知を希望される場合はメール、もしくはその他ご指定の方法にて通知いたします。
※「開示等の請求」にともない取得した個人情報は、開示等の請求への対応に必要な範囲に限り取り扱います。

以下の場合には、「開示等の請求」にお応えできない場合があります。その場合は、その旨と理由をご通知申し上げます。

（1）利用目的の通知

a）利用目的を本人に通知するか、又は公表することによって本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
b）利用目的を本人に通知するか、又は公表することによって当社の権利又は正当な利益を害する恐れがある場合
c）国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知するか、又は公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合
d）当該保有個人データの利用目的を本人の知り得る状態に置いてあり、利用目的が明らかな場合

(2) 開示

a）本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
b）当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
c）法令に違反することとなる場合

6. 保有個人データの安全管理のために講じた措置

＜基本方針の策定＞

保有個人データの適正な取り扱いのため、「関係法令・ガイドラインの遵守」「質問及び苦情窓口」等について、個人情報保護方針を策定しています。

＜保有個人データの取扱いに係る規律の整備＞

個人データの取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取扱方法を整備しています。

＜組織的安全管理措置＞

保有個人データを取り扱う従業員を明確化しています。
従業者から責任者に対する報告連絡体制を整備しています。
整備した取扱方法に従って個人データが取り扱われていることを責任者が確認しています。

＜人的安全管理措置＞

個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修をしています。
個人データの秘密保持に関して、従業者と契約を締結しています。

＜物理的安全管理措置＞

個人データを取り扱うことのできる従業者及び本人以外が容易に個人データの閲覧できないよう、措置を講じています。
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。

＜技術的安全管理措置＞

アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
個人データを取り扱う機器を外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

令和5年11月28日
株式会社ソービック
代表取締役　牧野　治